Bokföring och redovisning

Du som driver näringsverksamhet måste enligt lag upprätta en bokföring. Det gäller alla – oberoende av verksamhetens omfattning.

Dina skyldigheter

Bokföringslagen kräver att du hanterar fakturor och kvitton på ett sätt som gör det möjligt att kontrollera din bokföring.

Som företagare ansvarar du för att din bokföring är korrekt, även om den är utlagd på någon annan. Underlag till bokföringen ska sparas i 7 år och fysiska underlag som har fotograferats eller skannats ska sparas i fysisk form i 3 år.

Hur fungerar det?

Det är inte tillåtet att använda kalkylprogram som exempelvis Excel. Istället finns särskilda bokföringsprogram som är anpassade efter lagstiftningen.

Tar man hjälp med bokföring så kommer man antagligen också vilja ha hjälp med redovisning, vilket innefattar deklarationer, rapportering och bokslut.

Moms

Moms är en skatt som vi betalar när vi köper varor och tjänster. Som företagare lägger du på utgående moms när du säljer och betalar ingående moms när du köper.

– Moms vid försäljning till utlandet

Huvudregeln är att du ska lägga på din vanliga moms när köparen är en privatperson, förutom när du säljer varor utanför EU – då ska du inte lägga på moms. Till företag ska du inte lägga på moms.

– Moms vid köp från utlandet

Huvudregeln är att säljaren inte ska ta ut någon moms och att du istället ska redovisa svensk moms enligt reglerna om omvänd skattskyldighet. Utländska företag är i vissa fall också registrerade för mervärdesskatt i Sverige, då behandlas det som svensk moms.

Du behöver uppge momsregistreringsnummer när du köper från utländska företag. Om du inte gör detta finns risk att säljaren behandlar dig som privatperson och lägger på moms – och då behöver du kostnadsföra momsen, vilket gör inköpen dyrare.

Ditt svenska företags momsregistreringsnummer är 14 tecken långt: SE+organisationsnummer+01

Fakturor och kvitton

Det är momslagen som reglerar vad en faktura ska innehålla för att momslyft ska medges. Fakturan måste bland annat innehålla både köparens och säljarens namn och adress, momssats och datum.

Undantag kan göras vid mindre köp. För köp upp till 4 000 kr går det med andra bra att använda ett”något bristfälligt underlag” för momslyft. Till exempel behöver köpande företagets namn inte finnas med och det räcker med att det finns uppgift om moms som gör det möjligt att beräkna den. Anställdas utlägg är också undantaget.

Avdrag och kostnader

Grundregeln är att du får köpa varor och tjänster till ditt företag som du behöver för att kunna generera intäkter. Det behöver således finnas ett tydligt samband mellan vad ditt företag sysslar med och vad du köper in. Vad som anses vara relevant är beroende av vilken bransch du är verksam i.

Man kan dela upp kostnaderna i tre kategorier:

  1. Självklara kostnader – finns direkt samband med din verksamhet, exempelvis arbetsredskap.
  2. Blandade kostnader – oftast en bedömningsfråga, exempelvis dator och mobil.
  3. Privata kostnader – ej godkända kostnader, exempelvis mat och bostad.

Ett sätt att hantera blandade kostnader är att göra avdrag för en del av beloppet, exempelvis 50 procent av summan, om inköpet används hälften privat och hälften i tjänsten.

Om ditt företag under ett år har sålt för sammanlagt 500 000 kr samtidigt som du har haft avdragsgilla kostnader för 400 000 kr, så blir resultatet för året 100 000 kr. Bolagsskatten på 21,4% (2020) är den skatt som aktiebolaget betalar för sin vinst. I det här exemplet går 21 400 kr till skatt och du får behålla 78 600 kr i ditt bolag till nästa år. För enskilda näringsidkare tas vinsten upp i den privata deklarationen.

Representation

Representation är kostnader i samband olika affärsmöten – exempelvis för mat, dryck, evenemang och enklare gåvor.

Det behöver som nämnts finnas ett samband mellan vad ditt företag gör och vad du köper in, och du får endast dra av kostnader som kan generera intäkter. Det gäller både för platsen där representationen sker och personerna som representationen riktar sig emot.

Måltidsrepresentation är ett exempel på en ej avdragsgill kostnad. Det innebär att utgiften inte minskar vinsten och vinstskatten för ditt företag. Om vi fortsätter på det tidigare räkneexemplet men att du nu har ej avdragsgilla kostnader på 50 000 kr, så beräknas bolagsskatt istället på 150 000 kr. I det nya exemplet går 32 100 kr till skatt, 50 000 kr har redan spenderats på ej avdragsgilla kostnader, och du får behålla 67 900 kr i ditt bolag till nästa år.

I praktiken betyder det att ej avdragsgilla kostnader beskattas med 21,4% (2020) i aktiebolag och för enskild näringsidkare beskattas det som inkomst av tjänst, vilket blir ungefär detsamma som att betala för måltiden med privata pengar. Vid måltidsrepresentation får man däremot göra avdrag för momsen, upp till 36 kr per person (46 kr vid måltidsrepresentation med alkoholhaltig dryck).